怕做活动的组织者?让WeTime帮你群发通知、汇集反馈

作为组织者,安排一场会议或者是活动都是一件辛苦的事情,需要不断地通知、确认与会人员的的日程。如果举另外一个例子的话,组织一场好友或者同学聚会同样是一件头疼的事情,如果谁收到“这件事情交给你了,你来组织吧”这样的指示,那将面临的一定是不断地跟大家确认时间、确认聚会地点、以及永远不同步的信息和随时改变的计划。WeTime这款App就是为了解决组织者的难题而生的。

难题的产生一般是两个因素造成的:一个是信息时间不统一,如果可以把所有与会者或者参加活动的人聚集在一起,当面告知“将于某某时间某某地点开会,参加不了的请现在提出”,那么问题就简单了,可是当需要用非当面的方式通知的时候,哪怕是用电话沟通,也不能保证对方确实收到了会议信息(想想有多少电话打的心不在焉吧)。第二是信息渠道不统一,为了保证所有与会者能收到信息,组织者一般会采用邮件、短信、电话、微信等各种方式通知。但是当收集上来反馈信息的时候就特别头疼,每个人需反馈的渠道可能都不一样,二次沟通又会造成更多的麻烦。

WeTime的解决方式是把所有的信息归结到一个平台中来管理。

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打开应用,主界面就是安排新的会议,用户可以输入会议或者活动的主题,选择持续时长,地点和描述都是可选项目,之后会让用户添加会议时间。会议时间是与手机系统的日历结合在一起的,如果手机中添加了多个日历,比如个人、工作,或者Google日历、iCloud日历等等,只需要选择相应的日历就可以了。会议信息填写好之后,就可以选择发送给与会人员,可以通过邮件、SMS、复制地址或者同步到新浪微博的方式发送给对方。发送的内容是套用了固定的模板,如果购买了高级账户的用户还可以自定义模板,以及避免你通过网页发送给其他用户的会议地址上存在广告。

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当用户接收到信息,无论是邮件还是短信,都会有一个链接地址,通常其它App的做法是需要收件人注册一个账户,但WeTime会提供给用户一个Web网页,对于这次会议的反馈,包括是否参加,以及一些其他的可反馈的信息都会在这个页面下完成。提交之后发起人会在App内看到与会者的反馈信息。包括是否可以参加、时间上希望进行什么样的调整、以及有何其他备注信息。组织者对于活动的管理都可以集中在一起,不再需要针对不同的人使用不同的渠道。当然,如果与会人员也装有App的话则可以更好的管理会议信息,方便导入到自己的日历中,或者通过滑动来确认自己的空闲时间。

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应用没有更加复杂的功能,如果你长期只是参加会议的人员,而不用去组织一次会议,那么WeTime对你来说可能就是可有可无。但如果你是一名公关从业者、培训师、某个剧组的负责人或者高管助理,那一定能体会到WeTime的方便所在。至少,与会者很难再用“没有收到信息”为借口了——App、短信、邮件、IM工具都给你发了还说没收到?

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