有道云笔记如何“变身”团队协作工具

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“超过80%的用户是在用IM群聊的方式讨论工作。”有道云笔记的总负责人蒋炜航在产品交流会上说道。

作为最为广泛的IM聊天工具,微信才是众多团队协作工具的杀手,毕竟它满足了很多用户的基本工作沟通需求。但微信并不是一款针对团队协作开发的企业级沟通工具,部分功能的缺失(例如文档的协同编辑、分享和版本控制)使得团队协作工具还有生存的余地。

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“在团队协作产品中,IM是一个至关重要的模块。”而他们的团队协作产品——有道云笔记·协作版的主要产品框架就是“资料库+IM”的模式。在移动端,他们已经推出了一款仍在内测中的Android客户端(暂时独立于有道云笔记,以后会进行合并),目前在功能上也偏重于即时沟通服务。

Worktile、Tower和Teambition这些偏重项目管理的团队协作工具相比,已经进入内测环节的有道云笔记·协作在功能上的差别很大。例如,有道云笔记协作没有工作台、没有任务看板、没有日历和简报——因此从本质上来说,它仍然是一个笔记工具,只不过这次他们允许你的同事跟你一起来进行文档的写作、编辑,以及进行工作上的讨论。这种产品模式跟PingWest曾经报道过的Quip更为接近。

蒋炜航认为,团队协作主要适用于三类工作场景,分别是资料共享、协作办公和任务管理。这三类场景的普遍程度呈现出一种倒三角排列,资料共享和协作办公是最为常见的两类需求,这是有道云笔记·协作从这两大功能点进行切入的原因之一。

“我们觉得这两类产品(资料共享和协作办公)是密不可分的,他们共同的媒介就是资料。很多时候,协作办公产生的文档是需要共享的,你共享的文档是下一次协作办公的起点。”蒋炜航说。

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有道云笔记·协作的功能很简单。左侧栏是工作群列表,你可以在这里新建和加入群;中间栏是文档目录及编辑器,你可以在这里找到每一个笔记的历史版本,并可进行单独评论;右侧栏是讨论区,支持提及同事和插入图片,所有对文档的修改和评论也会在这里得到提示。

有道云笔记·协作的资料库支持添加任意类型文件和笔记(笔记支持富文本、附件、图片等),支持直接预览Word、PowerPoint、Excel、PDF等文档,你也可以进行笔记、文件、和聊天记录的全文搜索。

在协同办公方面,每次的修改都会形成一个新版本,而且你可以直接对比版本之间的差异。针对同一篇笔记或文件,可以支持多人修改(但目前暂时尚未支持实时同步。所有针对资料库的修改和新增,有道云笔记会即时通知到团队成员。

总的来说,有道云笔记·协作的功能比较简单,但蒋炜航认为“它已经能够覆盖用户70%以上的自处理场景”。事实上支持团队协作的写作工具功能通常在编辑器的设计上都不会很复杂,PingWest曾经报道过的Quip也是如此。问题的关键在于,这样的工具是否真正适合多人协作,而不仅仅是提供网盘那样简单功能。

例如,有道云笔记·协作也提供了图片等其他类型文件存储的版本控制。当你在本地修改了上一个版本的图片时,如果你需要将新图片共享给自己的同事,你可以直接在原图片的位置上进行上传,旧图片就能被新图片覆盖,而团队成员也能够随时对比查看新旧版本图片的差别,也可以进行恢复。

如果你是一名老用户的话,那么有道云笔记·协作几乎没有任何使用门槛,你无需学习项目管理的任何知识,就像与同事们一起使用同一个记事本那样在文档上面“涂涂改改”就可以了。尽管这听起来并不专业也不性感,但争取那些仍然把微信当作团队协作工具的企业?或许这样已经够了。

目前有道云笔记·协作还处于邀请内测阶段,可在Windows、Android和网页上使用,iPhone版将于7月中旬推出。

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