把替代电子邮件这事,交给Worktile这个团队靠谱么?

假设要研发一款新的企业软件,恐怕首先需要做的就是搞清楚这款软件究竟解决的是企业业务的运营和管理当中的什么问题。就目前来看,企业用户主要有四大需求,成为了当下企业软件研发的四个切入点:项目和任务管理优化、沟通的效率提升、文件的安全存储和保密分发,以及内容的协作编制和管理。因此我们可以看到,市面上基于云的效率工具主要由以下四种:以 AsanaBasecamp 为代表的项目管理工具;以 SlackYammer 为代表的企业沟通工具;以 BoxDropbox 为代表的云存储工具;以 HackpadQuip 为代表的协同写作工具。

而任何一个单功能工具所在的市场都是有限制的,各大公司都在寻求在满足一个功能的基础上向其他功能 “闭环”。比如 Evernote 最近加入了 IM 功能,而我们听说自从 Dropbox 创始人 Drew Houston 拒绝了苹果公司创始人 Steve Jobs 的口头收购邀约之后,也一直在探寻向团队协同工具的身份转移

市场不等人,在移动互联网市场的增长上限还没被探明之前,另外一些优秀的创业者早已盯准企业市场这块新的大蛋糕——Facebook 和微信这样在社交领域获得极大成功的玩家也要推出新的功能或产品来迎合企业用户,证明了企业市场的盘子足够大。

在现有的工作模式下我们遇到了什么样的问题?麦肯锡 2012 年曾发布了一份调查报告,报告显示人们的工作时间当中有 30% 花在了处理邮件上,35% 花在会议上,25% 花在跟踪进展上。没错,真正留给 “工作” 的时间只有不到 20%。这的确是我们目前工作模式下的常态,冗长的会议、项目进度跟踪和无尽的邮件占据了我们太多的精力。这就催生了最近一年时间里开始有不少团队开始采用诸如 “合弄制” 的扁平化管理制度,以及不少团队协同工具主动声称或被人们称作 “杀死/替代电子邮件的产品”。

除了 Slack 之外,中国也有这样一个产品在做 “取代” 的事,而且不只是电子邮件。Worktile 是一家产品上线仅 1 年时间的团队协同项目管理工具,经过一段时间的使用之后,我发现用 Worktile 来进行结构化的任务、知识管理和团队沟通,比同时使用一款电子邮件服务加一款云存储工具,再加一款甚至多款即时通讯应用,要轻松地多。它是我所使用过的第一款没有因为强制自己使用而降低了工作效率的效率工具。Worktile 属于本文第一段所提到的四种企业软件当中的第一种:项目管理。集合了 Trello 式的看板和 Asana 式的层级项目管理功能,Worktile 可能是目前国内外功能最全面的产品当中最不 “重” 的那款。

上图:Asana(项目层级);下图:Trello(看板)

上图:Asana(项目层级);下图:Trello(看板)

Worktile-basic

而说到了 “重”,就不能不提那些频频从其他相关或不相关领域内将势力伸向企业市场的公司和产品,比如之前提到的 Facebook 和微信。据悉,Facebook 目前正在伦敦研发一款名为 Facebook at Work 的 “企业版” 产品,号称将让用户不再因为上班时玩 Facebook 而被质问甚至解雇;微信此前也表示将进军企业市场,大有 “用户每天用微信还不够多,时间还不够长” 的意思,而目前除了企业号这个具备更多 B2C 性质的功能,以及接入 LinkedIn 账号之外,我们并没有看到微信能够在企业市场上有什么真正的动作——能够解决企业用户问题的,或者能够给自己带来大量新用户/收入的动作。

“Facebook 的产品我们目前还没有看到,不过从现在已知的描述来看,我并不看好他能够对企业用户带来多么高的团队运转效率提升,因为它更多具有的是一个信息共享的属性,或者带上 IM,就像现在的 Facebook 一样。而 IM 和信息共享是企业工作当中的一部分,但绝对不是最重要的那个部分。” Worktile 联合创始人之一的王涛向我描述他的思路,“就像你不能只用 MSN Messenger 或者只用 Office 来办公,它们提高的是工作当中一个部分的效率,但对于全局没有帮助。可如果就像最近 Office 打通 Skype 这样呢,它虽然并不一定会对整个团队的效率提升多少,但工具就是应该组合起来才能用。”

再次从之前对于企业软件分出的四大种类来看,项目管理偏 “重”,而文件存储分发、IM 和文档写作都属于相对较 “轻” 的功能。而 Facebook 和微信已经是两个自身已经非常重的社交工具,再向企业市场渗透的话,就算不加上项目管理的功能,也只可能变得更重。

那么 Worktile 是怎么做的呢?王涛向我展示了另一位联合创始人李会军内部整理的一份思想汇报

Worktile 认为,团队协同工具应该是 “任务驱动” 的,而不是像社交工具那样以人与人之间的关系驱动的。工作是什么?说白了,工作应该是以事情为中心,人与人之间的关系并不是工作的重点。因为在工作中人与人的关系并非是直接产生的,而是基于某一个工作事项而产生的。这个逻辑在当前团队逐渐中小化、扁平化,一人多岗、多任务的情况下边的尤为清晰。

负责博客、用户和社区、公共关系等运营工作,但目前仅管理(包括自己在内)一个两人团队的马铭泽向我解释了 Worktile 以任务驱动的产品逻辑:在产品运营周报事项中他向王涛汇报,而在临时的 “PingWest 采访” 事项中,王涛是否能够在预定时间接受采访则需要向他汇报。如果不使用 Worktile,他们可能需要进行频繁的邮件沟通,两个参与人员相同,汇报关系不同的事项在电子邮件列表、对话式的一来二去过程中变得难以清晰、结构化,难以快速追溯。

 

而最终促成团队从自己的基础使命 “让工作更简单” 上更进一步,希望成为一款替代电子邮件的产品的,可能正是 Worktile 的融资相关事务。在一个创业公司团队、团队国内律师、投资方、投资方国内律师、投资方国外律师组成的多达五方的临时项目团队中,一个小时内数十封来回来去 CC、BCC 的电子邮件中,想要准确地定位项目的某一个具体任务的具体进展简直太困难了。

尽管大部分人都把邮件成为最基础最重要的效率工具,它在沟通上承担的功能相比对使用者产生的负担要少得多。在此,我无意指出 Worktile 真正相比国内外竞争对手的优势在哪里。因为无论是 Worktile 还是竞争对手产品,比如同类的 Teambition、Asana,还是异类、互补的 Slack、Yammer、Evernote、Dropbox 等,我们已经有了太多的可以替代电子邮件的优秀协同效率产品。除了教化整个市场去使用类似的产品之外,我们也需要找到一款足以替代电子邮件所有功能的产品

电子邮件第一个重要功能是信息沟通,在沟通的及时性上 IM 做得更好,但可追溯性不如电子邮件;第二个重要功能是文件的分发,在这方面 Dropbox 这样的云存储显然更专业。电子邮件能够成为全球通用的效率工具,所依赖的是上述这些功能——它都能够做到,但做得不够好。

而如果从之前提到企业软件四大种类的区分来看,如果一个种类的工具闭环了另外几个种类的功能,是否就比电子邮件强了呢?只要它能够满足用户的需求,结构化的方式足够清晰,不臃肿,我想答案是肯定的

worktile-mission-feature

这样来看,Worktile 做的还不够好,比如一个可能很多人都会需要,但很少想到的功能按天、星期或月 “循环任务”,在 Worktile 当中我就没有找到。经过查证,我发现团队一个月就已经在一个面向所有 Worktile 用户开放查看和评论权限的公开项目 “Worktile Roadmap” 当中标注了这个任务为 “进行中”,而且没有使用颜色标签来标注开发的紧急程度(上图)。马铭泽告诉我,除了社区贴文、私下的用户 Q&A 之外,团队也希望用自己的产品来让用户了解产品正在经历的迭代情况、功能开发状况。Worktile Roadmap 就是一个最直观的展现方式。

至于我期待的循环任务功能,将在开发完成后和本期用户反馈的功能一起在 12 月发布。而届时还有一些更令用户期待的重要功能即将加入——马铭泽说希望在团队下个星期搬家之后加紧完成开发。

Worktile 上线一年时间已经积累了超过 8 万个以团队为单位的用户,日活跃达到 20% 水平。马铭泽向我表示,用户可以对自己所使用的 Worktile 产品进行 “自定义” 以满足自己团队的使用需求,是产品吸引许多 TMT 领域、咨询等行业公司的重要一点。

一个例子:用户可以预先设计一个任务甚至一整个项目的固定内容,比如看板排列、任务名称、子任务 checklist 和评论内容,添加一系列相关的文件,然后根据使用情况来进行拷贝。比如对于一个标准的入职流程来说,HR 可以直接将入职设定成一个项目,包含所有的入职流程,需要填写的关键文件,然后将其分配给新入职的员工。这样就省去了非常繁琐的入职邮件&IM 沟通、文件下发上交和保存、口头的指导。

产品中的各个的细节处体现着对于电子邮件的一种颠覆思维:Worktile 和电子邮件的逻辑完全不一样,但一样能够满足用户需求,而且对于事项繁多的团队用户来说,的确能够提高他们的效率。在如何提高效率这个说起来简单做起来难的事情上,Worktile 团队有关产品的思考相当多,从马铭泽的两人团队撑起来的社区操作指导视频和数十篇博客能够看出他们的努力。

Worktile 今天正式宣布变更收费策略,开始采用 Freemium 的收费模式,现有的产品功能都将免费。而即将在 12  月推出的 Worktile API 则承载了团队希望将产品变成一个效率工作平台的愿景。王涛透露,团队未来开发的进阶功能,可以引入更多的第三方工具,云笔记、云存储、文档协同编辑工具、IM 都在考虑范围。更重要的是,用户可以通过 API 自行开发适合自己团队使用的小插件功能,甚至可以将它们提交到 Worktile Store 的插件商城。目前,Worktile 的一些竞争对手,如 Teambition 已经推出行研计划,未来也可能推出的行业或公司定制版协同工具。而 Worktile 两位创始人均为前微软 MVP 的身份,赋予了团队更多的工程师文化——公开 API、上线插件商城,可能将成为 Worktile 对竞争对手 “转型咨询” 的回应。

与竞争对手试图接地气不同的思路、对用户需求的关注,以及团队的工程师文化,使得作为中国本土创业公司的 Worktile 颇具硅谷范儿。而在一个硅谷同领域公司纷纷要帮助用户 “摆脱电子邮件” 的时代,Worktile 恐怕是最为冷静的那个。彼时,PingWest 责任编辑方荼在文章的最后留下了一个对 Worktile 缺乏外部沟通方法的质疑。8 个月后的此时,我想 Worktile 已经给了我们一个比较满意的答案。

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