金山云是国内头部云服务商，业务范围遍及全球多个国家和地区。为支撑业务增长，金山云要用好北京、武汉等国内城市及海外地区的超百间会议室，应对每周平均 4500 场的会议室预约，还要兼顾出海业务团队的跨时区沟通。会开会、开好会成为金山云强化业务协同、提升组织效率的核心挑战。

WPS 365集成了消息、日历、会议等协同办公应用，助力金山云实现会议组织的高效有序和业务成本的降低。金山云武汉中心的会议室建设预算因此直降 50%，全国范围内的会议设备采购费用亦节省超100万元。AI会议纪要则为企业员工一年节省12万个工时。

AI写会议纪要，1年为员工节省12万工时

会议组织的核心在于确保与会人员的时间安排一致。金山云由于存在多个独立的日历应用，且这些日历缺乏互通性，导致员工约会容易有日程冲突。

WPS日历整合了第三方日历服务，让不同来源的日程以不同颜色区分，并统一展示在同一个日历视图。这使得员工能够清晰地掌握每周的工作计划，更好地安排新增会议的时间。

借助WPS会议，会议筹备工作更加高效。会前，会议邀请关联项目文档，数百位参与者的通知瞬间传达；会中，支持参会人实时录制会议内容和共享演示文档；会后，AI智能生成会议纪要，精确标注发言人信息，明确列出待办事项。员工亦可将纪要内容转化为脑图形式，让AI辅助梳理会议框架。员工只需向AI提问，就能快速找到和本人相关的信息和待办。

金山云信息技术部的徐勇介绍，从2024年至2025年8月底，金山云利用WPS会议累计召开了近40万次会议，参与总人次接近120万。假设每次会议纪要的整理耗时为30分钟，那么在20个月内，AI技术为金山云节约了20万个工时，相当于每年节省了12万个工时。

智能会议室复用旧设备，硬件采购费用直降超百万

在将传统会议室改造为智能会议室的过程中，金山云关心原有设备的复用问题。

“建新会议室，如果都买新设备的话，预算就会大大增加。”徐勇说，“WPS 365的音视频硬件兼容能力，让金山云的旧设备也能重新发挥作用。”

金山云此前部署包括Mac主机、iPad控制器、USB外置音视频设备、摄像机以及亿联一体机在内的80余套会议设备，总价值达数百万。采用WPS 365提供的ROOMS硬件包，金山云轻松实现现有会议设备的兼容适配，确保了线上与线下会议的无缝连接。同时，线下会议室的管理、预约以及签到流程均能在线上完成。在会议室的闲置时段，这些电视屏幕还能变成企业文化的宣传窗口。

针对小型会议室的纯电视投屏需求，管理员仅需输入投屏码，即可实现会议电脑的投屏功能，彻底摒弃以往依赖于“拍拍”设备和HDMI插拔的复杂操作流程。

徐勇介绍，WPS 会议的设备利旧方案让金山云武汉中心50%的会议设备得到复用，并在全国范围内累计节省超100 万元的硬件采购费用，让企业能够以更低预算升级会议室。

0成本搭建竞拍系统，600多人的在线义卖会轻松办

金山云每年举办2次义卖会，旨在盘活公司闲置资源，将其变为山区孩子的生活资金。这些活动每次吸引超600位员工的积极参与。为了实现线上线下同步竞拍，金山云曾经面临两难选择：购置专业拍卖系统，其采购及维护成本高达数十万；通过表格手动记录出价，但这种方法容易出错，且效率低下。

金山云信息技术部门的员工巧妙地利用会议、消息、多维表格、智能表单四个组件，搭建了一个线上线下实时更新报价的竞拍系统。竞拍员工扫描二维码填写智能表单，提交自己的竞拍价格，这些竞拍价格随即在多维表格的仪表盘上实时呈现。WPS会议全程直播竞拍数据，确保所有参与者掌握最新动态，消息群则为各方提供交流平台。当主持人执行“敲板”动作，这标志着竞价表单结束收集，最终锁定最高出价。

在徐勇看来，用好WPS 365的产品组合能够搭建非常多轻量级的应用系统，更好发挥会议直播的价值。

WPS会议不仅适用于内部活动，它还让金山云以极低的成本筹办轻量级市场活动。以往，组织中小型签约会、研讨会等市场活动时，设备租赁、人力雇佣和场地租赁等开销高达数万元。在今年举办的一场签约活动中，业务部门仅投入数千元，通过流程优化，仅需一人一电脑，利用WPS会议结合信号处理工具和小型切换台，便实现了专业级的活动全流程控制，其成本仅为传统供应商服务的十分之一。

机器人盯紧设备状态，故障响应时间提速6倍

会议室的设备好坏直接影响每场会议的参与体验。

此前，金山云的会议室软硬件设备巡检靠人工巡查，巡检一间会议室用时10分钟，100 间会议室全查一遍要16个工时。从发现问题到解决问题，平均响应时间为1个小时。由于巡检时间的不确定性，会议室未被及时反馈的故障问题便会长期悬而未决，难以得到妥善处理。

现在，金山云对会议软硬件设备开展自动化的实时检查。WPS会议支持机器人自动告警，主屏、中控、摄像头、麦克风等会议室设备若出现异常，机器人第一时间向对应负责人推送告警信息。

基于WPS 365的协同能力，金山云实现设备管理从事后发现、被动补救转向实时预警、主动解决，会议设备故障的响应时间提速6倍，让参会人无需为会议设备异常而分心。

每周 4500 场会议有序召开，超100万硬件采购预算、全年12万工时得以节省，故障响应时间提速6倍，0成本搭建在线竞拍系统，金山云用实践证明，会开会从来不是小事，而是企业降本增效的利器。